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A Transparência dos Controles nas Empresas A experiência mostra que a existência e o bom funcionamento de um sistema contábil e de controle interno pode evitar às empresas elevados custos com fraudes, erros e omissões. Novos sistemas de informação, novos trabalhadores, novas tecnologias, processos de reestruturação, podem constituir-se em fatores de risco no processamento e registro das vendas, compras e demais operações e na preparação das demonstrações financeiras. Na prática, um sistema de controle interno consiste num conjunto de procedimentos instituídos na empresa com o objetivo de: a) permitir a salvaguarda da integridade do seu patrimônio; b) assegurar a condução eficiente dos negócios; c) executar as transações de acordo com as políticas definidas; d) prevenir e detectar erros, omissões, fraudes; e) conseguir o máximo rigor dos registros contábeis; f) garantir o cumprimento da lei; e g) assegurar a preparação de informação financeira confiável. A implementação de um sistema de controle interno varia em função do setor e da dimensão da empresa, da natureza do negócio, da complexidade das transações. Em primeiro lugar, há que se definir as funções e os níveis de responsabilidade dos colaboradores, quer através de organogramas gerais e setoriais, quer através de manuais de procedimentos. Em segundo lugar, há que se definir a separação de funções, de forma a atribuir a diferentes pessoas a recepção de ativos, a sua custódia e os inerentes registros, ou seja, há que se impedir que um mesmo colaborador tenha a responsabilidade por todas as diferentes fases de uma mesma operação. Em terceiro lugar, há que se proceder à definição do controle das operações, bem como da circulação da informação e da documentação na empresa. Deve-se salientar que o controle interno, mesmo estando bem concebido e funcionando de forma eficaz, apenas pode proporcionar uma segurança aceitável em relação ao bom cumprimento dos princípios e procedimentos estabelecidos pela empresa. No entanto, não existe nenhum sistema que impeça totalmente os erros humanos, os descuidos, os equívocos de julgamento, a má compreensão das instruções, o conluio entre vários colaboradores ou a possibilidade de um responsável de um controle poder fazer mau uso da sua responsabilidade. Outra situação suscetível de falhas é a que respeita a ausência de controles referentes a transações com grau de risco elevado e baixíssima probabilidade, mas cujo custo de segurança total excederia largamente os benefícios do controle absoluto, ou seja, de ausência de risco. Ora, a auditoria deve sempre levar em conta o risco inerente a uma atividade baseada em processos de amostragem como é a atividade de auditoria. Assim, ao planejar o trabalho de auditoria (revisão), o auditor (revisor) deve conhecer a concepção dos controles, quer através da experiência anterior na empresa ou empresas do setor, quer através de procedimentos de conformidade, inquéritos, verificação de documentos e registros e observação das atividades e operações. Deve-se realçar que o auditor precisa compreender o "ambiente de controle" existente na empresa, através da compreensão de atitudes e comportamentos, iniciativas da gestão, política de recursos humanos, notoriedade e credibilidade das marcas e produtos, levando sempre em conta a substância e não a forma dos controles. Um adequado conhecimento dos sistemas de controle, juntamente com a avaliação do risco, permite ao auditor: a) identificar a tipologia de possíveis distorções materialmente relevantes que possam afetar as demonstrações financeiras, b) considerar fatores de risco; e c) conceber procedimentos de auditoria apropriados às circunstâncias concretas do trabalho e da empresa a auditar. A natureza, extensão, profundidade e oportunidade dos procedimentos que o auditor executa depende, entre outros aspectos, da dimensão e da complexidade da empresa, da materialidade, tipo de controles instituídos, avaliação do risco, antigüidade dos saldos de terceiros e da relevância das transações. Em suma, é da responsabilidade dos gestores a criação e a manutenção de adequados sistemas de controle interno, enquanto uma primeira proteção das empresas contra a eventualidade de erros ou fraudes, e enquanto um primeiro detetor, em tempo útil, de situações anômalas. A auditoria sendo, regra geral, planejada com o objetivo principal de certificar a "qualidade" das demonstrações financeiras de uma empresa e não especificamente para detectar erros ou fraudes constitui, porém, um importante meio dissuasor de erros e fraudes e da melhoria dos controles internos em vigor. |
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