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Como transformar procrastinação em ação? Que causas levam um grande número de profissionais a lidar de forma não assertiva no planejamento de seu trabalho? No cotidiano empresarial são comuns situações onde o acúmulo de tarefas leva à procrastinação. O que poderia ser realizado hoje fica para amanhã, ou para semana que vem. Metas importantes e decisivas, ligadas aos negócios da empresa, são relegadas. A justificativa para tal fato quase sempre é a “falta de tempo”. Para alguns, o dia deveria ter 26 ou até mesmo 30 horas! Perguntas tais como “O que eu fiz hoje?” ou “O que eu deixei para amanhã?” sempre incomodam àqueles que têm como responsabilidade gerar resultados. É necessário uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar, além da conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes. A ação de planejamento inicia-se com a predisposição e o esforço diário na organização e priorização de tarefas a realizar. Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva alguns meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar acabam voltando à forma anterior de conduta. Maria Rita Gramigna, diretora da RMG, acredita que nada é impossível quando há vontade. Seu desafio vai para aquelas pessoas que, como ela, desejam parar de reagir, passando a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal. Etapa I A lista abaixo contém 42 atividades que fazem parte da rotina empresarial. (Essas são as mais comuns, mas você pode personalizá-la para sua própria realidade). Dentre essas, marque as 15 que mais tomam seu tempo: Atendimento a telefonemas; Emissão de telefonemas; Reuniões na empresa; Reuniões com clientes; Espera por ser atendido; Deslocamentos empresa-clientes; Atendimento a outros profissionais da sua empresa; Atendimento a clientes externos; Redação de correspondências internas; Uso do correio interno do computador; Emissão de fax ou e-mails; Pesquisas na Internet; Redação de propostas para clientes externos; Elaboração de projetos; Despacho de correspondências; Planejamento e projeções financeiras; Pesquisas de preços; Orçamentos para clientes; Organização do seu armário; Organização da sua mesa de trabalho; Organização de seus arquivos; Criação de novos instrumentos de controles internos; Leitura de revistas e jornais periódicos; Leituras técnicas; Criação de novos serviços; Criação de novos produtos; Participação em treinamentos externos; Participação em treinamento internos; Participação em palestras; Controle diário da agenda (pela manhã); Controle diário da agenda (final da tarde); Visitas a outros setores da empresa; Negociações com sua equipe de trabalho; Consulta de saldos e extratos pelo telefone ou computador; Orientação de trabalho a colegas; Permanência em fila de bancos ou caixa eletrônicos; Viagens a trabalho; Almoço com clientes; Paradas para cafezinho; Consultas médicas ou odontológicas; Outras situações (oficina mecânica, eletricista, marceneiro, etc.); Atividades relacionadas à família (reuniões de pais e mestres, etc.); Etapa II Priorize a sua marcação, listando os números escolhidos de acordo com o tempo destinado a cada atividade. Etapa III Analise cada item, de acordo com as categorias de prioridade: Urgentes: são aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde, permitindo mais tempo de dedicação às importantes. Importantes: São aquelas ligadas às metas e ao negócio. Devem merecer atenção especial, pois delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado. Agora verifique como você se posicionou na priorização de suas tarefas. Em quais conjuntos de tarefas você está centrado, nas urgentes ou nas importantes? Há uma tendência em nos apegarmos àquilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se você está incorrendo nesta atitude, ela poderá ser modificada se você começar a usar corretamente um instrumento pessoal: a agenda. O simples ato de visualizar um trabalho realizado já traz satisfação e estimula a auto motivação para superação de metas pessoais. Como delegar No caso de você perceber que está acumulando muitas atividades, poderá lançar mão de outra estratégia: a delegação. O processo de delegação é muito confundido com repasse de responsabilidades para outras pessoas. Na realidade, é necessário estabelecer critérios e observar alguns cuidados ao delegar. Alguns princípios básicos servem de elementos norteadores para a delegação, dentre eles: Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados é sempre de quem delegou. Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrário, ela deverá ser orientada. Profissionais motivados apresentam melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metas-desafio. Estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. Dê as informações e os instrumentos necessários para o bom desempenho. Coloque-se à disposição para ajudar, caso seja necessário. Avalie os resultados e dê feedback. Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas. O trabalho em equipe é uma realidade hoje. A maximização do esforço coletivo dependerá da maneira como você forma sua imagem junto aos seus colaboradores. O grande desafio, o maior desafio que se apresenta a todos nós, profissionais na era da qualidade, diz respeito à mudanças de atitude. Ninguém questiona a importância do planejamento e da organização do trabalho. É necessário sair do papel e partir para a prática e agir ao invés de reagir. |
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