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Reuniões de tirar o chapéu O conceito de sinergia diz que “o todo é maior do que a soma das partes”. Quantas vezes vemos idéias nascerem imperfeitas, mas serem aprimoradas com a ajuda de outros? Quantas vezes, em momentos vitoriosos, tivemos orgulho de fazer parte de um time vencedor? Todos já passamos por isso, mas infelizmente também passamos pelo contrário: reuniões improdutivas, desperdício de tempo, energia e dinheiro, brigas internas etc. Por que isso é tão comum? De acordo com a especialista Mildred Ramsey, existem três razões principais pelas quais as comunicações num grupo podem afundar: As melhores idéias são “detonadas” antes mesmo que possam ser aprimoradas, por motivos nem sempre profissionais. (Isso cria raiva e/ou apatia). Objetivos pessoais e profissionais em desalinhamento (cada um tem seus próprios objetivos). Discussões intermináveis. As reuniões ficam chatas e cansativas e muita gente abandona o barco (fisicamente ou mentalmente). Para evitar tudo isso, muitas empresas como Motorola, Nokia e HP usam uma fórmula muito simples, chamada “6 chapéus”, criada por Edward Debono, um dos maiores especialistas em criatividade da atualidade. A utilização dos “6 chapéus” previne quebras na comunicação, elimina desperdícios e estimula de maneira positiva o debate e a formação de boas idéias. Vamos ver então como é que isso funciona? OS 6 CHAPÉUS QUE FACILITAM O PENSAMENTO EM GRUPO Debono definiu seis tipos produtivos de pensamento e deu a cada um deles um chapéu de cor diferente. São eles: Chapéu azul: o processo (a agenda do encontro, cronograma, objetivos, formulação dos problemas a serem resolvidos etc.). Chapéu branco: análise de fatos e informações. Chapéu verde: criação de alternativas/respostas para o problema. Chapéu amarelo: exame dos aspectos positivos das alternativas. Chapéu preto: exame dos aspectos negativos das alternativas. Chapéu vermelho: intuição. COMO USAR OS 6 CHAPÉUS PARA FACILITAR UMA REUNIÃO MAIS PRODUTIVA Imagine que você é o líder/facilitador do grupo. Portanto, usará o chapéu azul (pensando nos processos) durante o encontro inteiro. Para guiar o grupo, simplesmente peça que imaginem que estão passando por fases, usando os chapéus de cor para lembrar em qual fase estão. Isso faz com que todos mantenham o foco, eliminando tanto discussões desnecessárias ou irrelevantes quanto assassinato prematuro de novas idéias. Também encoraja pessoas mais tímidas e reservadas a participar e contribuir. Geralmente uma reunião começa pelo chapéu azul, depois avança-se por ordem – branco, verde, amarelo, preto e vermelho. Mas um líder mais experiente pode facilmente ir e voltar entre fases, desde que deixe sempre claro em qual fase/cor o grupo está, até sentir que o grupo já exauriu todas as possibilidades de avanço. Aí se faz um sumário/resumo da reunião, decide-se o que tiver de ser decidido e parte-se para um cronograma ou, se for algo mais importante/ complexo, para a ferramenta de 5W2H (já visto na edição 23 do Gestão em Vendas). USANDO OS 6 CHAPÉUS NA PRÁTICA A melhor maneira de entender como se usam os seis chapéus é criando uma reunião imaginária e vendo como funcionaria na prática. Vamos dar um exemplo: imagine que, depois de ler este artigo, você ficou curioso(a) para saber se essa técnica funciona mesmo ou não. Então você chama sua equipe para discutir se devem ou não usar os seis chapéus do Debono nas suas reuniões. Passo 1: Chapéu azul Início na reunião. “Olá. Obrigado por terem vindo. Chamei-os aqui porque quero discutir com vocês a utilização nas nossas reuniões de uma técnica chamada seis chapéus do Debono. A reunião vai durar meia-hora e, ao final desses 30 minutos, quero decidir com vocês se continuamos a usar a técnica ou não. O.k.?” Passo 2: Chapéu branco Nessa fase explica-se a técnica, o que significa cada chapéu, que todos devem estar sempre “usando” o mesmo chapéu (mentalmente) – ou seja, todo mundo sempre na mesma fase, que isso beneficia a discussão em grupo, a participação de todos, a criação de novas idéias etc. Passo 3: Chapéu verde Essa é a fase da criatividade, o famoso brainstorming. “Vamos colocar nosso chapéu verde e imaginar em que tipo de reunião essa técnica seria melhor aplicada? Revisão de metas, criação de novos produtos e serviços, enfim… quais das nossas reuniões poderiam ter melhor produtividade? Onde e como poderíamos aumentar a eficiência das nossas reuniões se as estruturássemos de maneira diferente – por exemplo, usando os seis chapéus?”. Deixe o pessoal falar, criticar, sugerir, etc. Lembre-se de que o líder/facilitador está sempre usando mentalmente o chapéu azul – é sua função guiar o grupo sempre com o objetivo final em mente (nesse caso, relembrando, é se vale a pena ou não usar a técnica dos seis chapéus). Então guie o grupo para dar idéias de como e onde colocar a técnica dos seis chapéus em prática. Passo 4: Chapéu amarelo Agora chegou a hora de examinar os aspectos positivos das idéias. “Bom gente, agora vamos tirar o chapéu verde e colocar o amarelo. Quais seriam as vantagens de adotarmos essa técnica nas situações X, Y e Z que vocês acabaram de sugerir?” Respostas típicas: economia de tempo, menos problemas de comunicação interna, maior produtividade etc. Se alguém quiser também criticar, relembre que vocês estão ainda com o chapéu amarelo. Logo, só podem ser feitos elogios e comentários positivos em relação às idéias. Em breve teremos a chance de colocar o chapéu preto e fazer críticas, mas agora só comentários positivos (como líder, note como algumas pessoas terão grandes dificuldades nessa fase, porque só sabem criticar). Passo 5: Chapéu preto Essa é a parte das críticas. “Vamos então tirar o chapéu amarelo e colocar o preto. Quais são as críticas que podemos fazer a este sistema? Qual é o lado negativo? O que podemos perder?”. Deixe o pessoal falar o que acha e lembre-se que não é para ficar discutindo pros e contras. Já tivemos a fase do pró – agora é do contra mesmo. Fase 6: Chapéu vermelho Esta é uma parte mais emocional, menos racional. “Gostaram, não gostaram? O que sentiram?” Não precisa de grandes explicações – é para ser bem rápido mesmo. As pessoas podem votar e decidir, nesta fase, o que fariam. Fase 7: Volta todo mundo ao chapéu azul Resumo e fechamento da reunião. “O.k. gente, fim da reunião. Podem tirar o chapéu preto da crítica e colocar novamente o azul de processos. Vamos recapitular o que fizemos hoje aqui? Apresentamos o conceito dos seis chapéus do Debono, discutimos seus prós e contras e decidimos que ele facilita muito as nossas reuniões. Sugiro que façamos todas as nossas reuniões assim por mais três meses. Depois podemos nos juntar de novo para ver o que pode ser aprimorado. De acordo?” Obs: você pode ainda definir um tempo para o uso de cada chapéu, a fim de organizar ainda mais a reunião. Por exemplo, pode definir usar o chapéu azul por 5 minutos, depois o branco por 10, o verde por 6 minutos e assim por diante. Pronto, você acaba de aprender a usar uma das ferramentas comprovadamente mais produtivas em termos de criatividade e organização de grupos. Embora algumas empresas comecem as dinâmicas com chapéus coloridos de verdade, só para deixar claro em que fase estão, a verdade é que os chapéus só precisam ser imaginários. Com um pouco de prática todo mundo na sua empresa vai se beneficiar dos encontros com os seis chapéus do Debono e em breve até mesmo as conversas vão mudar: “Tire esse seu chapéu preto! Coloque o amarelo!”. |
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