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Auditoria: controle de procedimentos para a saúde das organizações “Erros e fraudes são ocorrências freqüentes no cotidiano das empresas, mas que comprometem o patrimônio e os negócios das organizações. As causas podem ser as mais variadas: desconhecimento da legislação, desinteresse dos executores, fraudes provocadas por funcionários para desviar recursos e omissões das empresas com a intenção de reduzir custos e despesas. Devido à complexidade dos procedimentos administrativos na contratação da mão-de-obra, as empresas adotam mecanismos de controles nas Rotinas de Administração de Pessoal. E a Auditoria é imprescindível para fortalecer os pontos vulneráveis e reduzir o passivo Trabalhista e Previdenciário. Além disso, detecta as irregularidades e examina todos os itens, formas e métodos. Para isso, é fundamental conhecer a legislação trabalhista e previdenciária. Tal revisão engloba a verificação documental, a checagem de registros com características controladoras, a obtenção de evidências de informações de caráter interno/externo. No entanto, a auditoria não deve ser usada somente em caráter “policialesco”, e sim, para localizar pontos frágeis, orientar e reduzir eventuais falhas. Na verdade, a auditagem é composta por diversas etapas e segue três questões básicas: o que, quanto e quando fazer. O planejamento do trabalho viabiliza a realização de um exame adequado e eficaz, facilitando o cumprimento dos objetivos em um menor tempo. Além disso, possibilita um melhor controle de toda a operação, identificando as etapas e o tempo despendido, e proporciona o estabelecimento da profundidade da extensão dos procedimentos. Na Área de Recursos Humanos, é sugerida a divisão em sete blocos: a Entrevista inicial serve para identificar as características da empresa; a Admissão consiste na conferência das últimas admissões efetuadas, verificação da presença física de funcionários registrados. A Manutenção compreende a verificação de procedimentos quanto a cálculos dos proventos e descontos, inclusões, férias e desligamentos lançados. Já o Desligamento significa averiguar as rotinas de acertos internos, entrevista de desligamento, procedimentos de chefia, cálculos, rotina legal de desligamento, comunicação de baixa em programas e controles internos e manutenção de benefícios. Depois é necessário analisar as Documentações gerais para conferência da documentação como licenças, alvarás, autorizações gerais, relações trabalhistas e sindicais e procedimentos administrativos. Já o Recolhimento de tributos é importante para verificar se os tributos estão de acordo com os demonstrados. E, por último, é preciso avaliar os Outros tipos de prestação de serviço e conferir valores e procedências de pagamento. O relatório de auditagem deve conter a análise de cada item verificado e detalhar o que foi encontrado: se os resultados foram normais, se a execução ocorreu normalmente, se faltaram documentos solicitados, etc. Em caso de irregularidades corrigidas durante o processo de auditoria, elas também deverão constar no relatório. O diagnóstico contém medidas de correção para assegurar a mais perfeita ordem nas documentações e nos procedimentos da ARH (Associação de Recursos Humanos). Vale lembrar que o relatório é confidencial. O cronograma de correções deve ser elaborado de acordo com as irregularidades ou melhorias sugeridas no relatório. Concomitantemente, deverá ser elaborado um planejamento de como irão resolver as situações propostas. Tanto o cronograma como o planejamento deverão ser acompanhados em sua realização para verificar se os eventos foram corretamente executados nas datas previstas, documentando tudo em relatório para validar na próxima auditoria. |
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