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Navegar é Preciso. Orçar é Fundamental Sinceros cumprimentos a vocês leitores. Parafraseando o poeta português Fernando Pessoa, na sua frase "navegar é preciso" imortalizada pelo seu senso comum. Atribuímos idêntico sentido e obrigatoriedade de administrativamente preocupar-se nos objetivos a serem alcançados. Usamos esta metáfora para significar o que para muitos empreendedores não é relevante desenvolver e montar um controle orçamentário. Aí questionamos se este prensar-atitude deriva da falta de um conhecimento mais objetivo de sua necessidade ou decorre da própria falta de assiduidade de assim agir no dia-a-dia das pessoas? Será a falta de sua cultura, de sua incorporação em qualquer coisa que se pretenda ou almeje? Efetivamente pode-se dizer que o impulso de fazer deriva da pré-análise das possibilidades de fazê-lo ou meramente é ideamento reativo? O sucesso pode se originar de como essa impulsividade é assumida. Estamos quase completando _ deste ano, e/ou exercício social para as empresas, ano-base para nós mortais que teremos que facear o Leão cada vez mais voraz. E aí? O que foi obtido até agora? É isso que se pretende para o próximo ano ou equivalente, qualquer que seja a circunstância envolvida? Nas empresas que adotam orçamento de lucros ou controle orçamentário, em muitos delas, este mês já se inicia toda a dinâmica de traduzir em números as metas que se pretendem no ano que vem. Porque umas podem fazê-lo e outras não? Medo de ser controlado, exigido, ter que explicar resultados arriscando por causa deles posições e status? ..."Nunca acertamos por muito que o aprimoremos, de quem é a culpa?", "Como explicar e justificar estas variações", "Lá vem cobrança e mudanças"... Quem já não passou por isso? Se você se considera um pequeno empreendedor ou iniciante e usa e julga que esta consideração o exclui desta necessidade, de duas uma, ou você está sem bússola no teu negócio ou a qualquer destino que chegares te satisfaz! Contudo se tens destino planejado para o qual iniciaste viagem, no mínimo deves traçar o caminho e variantes no caso de não poder usar a via principal. Ninguém vai sair de férias sem saber para onde? Pelo menos esta é a lógica. Que tal arregaçar as mangas e começar logo, claro os primeiros números merecerão ser revistos, substituídos, melhorados, mas isso é normal e natural. Mas começar por onde? Defina os objetivos e metas viáveis a serem alcançadas. Com base neste fundamento básico separe os aspectos que podem influenciá-los: externos e internos, e veja como trabalhá-los. No primeiro grupo temos: o contexto político e suas influências e conseqüências na economia num todo; os índices de inflação; taxas de câmbio e de juros; tarifas públicas; possíveis alterações tributárias; mercado e concorrência. Já no segundo grupo entre os que podem ser listados, temos: definição de políticas de: vendas, lucros e sua distribuição, aumento ou diminuição do capital, implemento de novas plantas, filiais ou mesmo sua redução e fechamento, salários e seu reflexo do dissídio coletivo, horas extras versus banco de horas, mudanças no organograma, demissões e admissões, contingências trabalhistas, investimentos, novos produtos, divulgação e propaganda e outros de acordo com o tipo do negócio. Projete as vendas e a partir deste pilar básico e inicial desenvolva toda a exigência de pessoal, compras, investimentos, despesas, meios financeiros, enfim todos os elementos requeridos até chegar ao resultado. Não é o que esperava! Não é refazer, porém revisar e avaliar os critérios adotados, as alternativas empregadas e aquelas que podem substituí-las. Difícil! Não. Trabalhoso, porém muito mais fácil com planilhas eletrônicas do que quando somente se dispunha de calculadora, lápis e papel. Passamos por isso. Hoje mudá-se cenários com alguns toques, antes era substituir serviço braçal-mental. Levante os dados contábeis, utilize-os, significam o que ocorreu, logicamente subentende-se que estejam registrados por competência de origem consistente quanto aos procedimentos aplicados. Ajuste-os a realidade projetada. Se existir relatórios gerenciais melhor ainda. Motive a equipe, não esqueça que a defesa do emprego para muitos fará que alguns números sejam sub avaliados como as vendas e as despesas super avaliadas. Vai ser necessário ponderá-los e ajustá-los à realidade vivenciada e requerida. Lembramo-nos neste instante da pausa na reunião para o café. A puxada de braço e a frase: "nunca planejei as vendas de uma empresa neste nível antes, como vou entregar estes dados?" Hoje ele dirige uma empresa com U$ 70 milhões de faturamento-ano. Motive e explique para a empresa num todo da importância do controle orçamentário, elimine antecipadamente medos, frustrações ou euforias. Trate o assunto normalmente de modo que todos o utilizem na melhoria do dia-a-dia. Não defina por eles. Incumba-se da crítica e aprovação, cada responsável-equipe tem que projetar a sua área de acordo com as metas estabelecidas. Disto não poderão justificar que foram outros que os estabeleceram por eles. Sabendo da responsabilidade que cada um tem no todo e o que pode representar não atingir as metas que foram objetivadas. Aproveite e defina um plano de participação no resultado, que não seja paternalista, mas prático em termos de resultado a ser atingido. Associe para sua distribuição o alcance de metas combinadas como vendas-lucratividade operacional-resultado final. Número de dias de estoque-contas a receber-contas a pagar. Redução de gastos e despesas e outros de consistência patrimonial. Escale percentualmente a sua participação no seu gerenciamento. Contudo condicione o sentido de coletividade no alcance das metas em vez do individual. Isto implicará que todos os setores da empresa motivem-se mutuamente nos objetivos definidos. Já tivemos oportunidade em outros artigos usar a metáfora da figura da dona de casa exemplificando-a como o profissional ideal. Com um orçamento definido, tem que atender a todas as necessidades: projeta, calcula, corre atrás e nos obriga com seu sorriso e jeitinho maroto a gastar gasolina e um descanso pelas filas de supermercados e comparar as ofertas. Em resumo é isto que tem que ser feito, encontrar as melhores soluções para o que ser quer alcançar. Podemos até concordar que o pequeno negócio não se ressente de uma formalidade tão imperativa na sua composição, como a média e grande empresa. Mas saber o que comprar, de quem, que produtos poderão ser lançados a curto e a médio prazo, os preços que se esperam que os fornecedores pratiquem, pesquisar por outros novos, comparar o que foi obtido e o que foi feito e gasto para atingí-lo com o que se pretende, demanda analise e projeção. Como conseguir novos clientes, custo benefício de novos investimentos, enfim toda essa interação preventiva por si só já representa orçar. Alie-se a isto dados efetivados quantificando através desta vivência o que se estabeleceu, aos poucos vai armando-se a estrutura orçamentária. Documente as decisões assumidas, é importante para quando quiser obter explicações do porque das variações ajudará bastante. Nesta memória estará os critérios e dados assumidos. Na análise das variações explicitará como os dados foram orçados, compreende-se se a variação decorre de erro de projeção, das premissas assumidas ou de resultados efetivos alcançados. Provavelmente neste ínterim faltem os balancetes mensais. Culpa de quem? Do próprio empreendedor que não lhe dá muita importância. Preocupa-se em saldar as obrigações fiscais, mas deixa de se preocupar em saber como vai seu negócio. Comece requerendo que os mesmos lhe sejam apresentados regularmente, agende dia exato para recebê-los. Eles só são eficazes como ferramenta preventiva quando a sua leitura-ação, após o fechamento do mês, forem apresentados no mais exíguo período de tempo. Mas não esqueça que em contrapartida caberá a você fornecer todos os dados para este fim constante: notas fiscais, extratos bancários, faturas e tantos outros documentos e informações gerados nas atividades do seu negócio, para que sua contabilidade seja gerida. Não faz isso? Então comece a fazê-lo, dedique algum tempo a esta finalidade. Questione e peça detalhes, argumente e principalmente compare, fatalmente sem perceber a rotina do controle orçamentário se implantará naturalmente. Finalmente somos nós agora que perguntamos porque a cultura popular no tempo traduziu o seguinte ensinamento: o olho do dono engorda o boi? |
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