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Business Plans e sua importância para empreendedores “Nesses anos de consultoria, a partir do que observávamos, da experiência pregressa que trazíamos e do estudo da literatura, desenvolvemos uma metodologia simples para mostrar aos nossos clientes como seria o ciclo de gestão de qualquer negócio: quatro etapas interligadas e denominadas análise, planejamento, execução e controle. Basicamente, o que mostramos é que, da abertura de um novo negócio, ao lançamento de uma nova linha de produtos para o Verão 2015, tudo passava (ou deveria passar) por esse ciclo. Sem me alongar nas descrições, o que demonstramos é que todo o processo se inicia na análise de alguma coisa - um mercado a explorar, ou necessidade não atendida, uma demanda reprimida etc. Daí, o gestor / empreendedor partiria para o planejamento do que pode fazer, efetivamente executaria as ações (idealmente as ações planejadas) e então iria controlando os resultados para garantir que não houvesse desvios versus o planejado (ou que esses fossem gerenciados). Na prática, muitas vezes, esse processo não é estruturado. Muitos seguem sua intuição (quando bem sucedidos, acabam por contar histórias fascinantes de como seu tino comercial e sua intuição lhe levaram a ganhar tanto dinheiro), outros vão fazendo um pouquinho de cada coisa, tudo ao mesmo tempo, e outros ainda pulam algumas das etapas (por uma suposta pressa de ter resultados mais rápidos ou por desconhecimento mesmo). Falar sobre análise de situação, mapeamento de pontos fortes e fracos, situações favoráveis e desfavoráveis, riscos e oportunidades vai ficar para uma outra oportunidade. Por ora, basta dizer que uma boa análise do cenário é fundamental para a tomada de qualquer decisão. É pela falta de análise que surgem as promoções que destroem valor ou os negócios que abrem e não prosperam, por exemplo. Mas hoje vou me ater a um elemento fundamental do planejamento, e que qualquer empreendedor deveria ter em mãos antes de fazer qualquer coisa, que é um business plan (ou um "plano de negócios"). Como o nome diz, o plano de negócios trará informações importantes sobre o que esperar do empreendimento. Quanto de receita, quantos clientes, quanto de despesa, quanto de remuneração sobre o valor investido. Não é um mero exercício teórico. Se bem feito, mostrará se vale a pena seguir adiante ou se é melhor abortar a ideia e recomeçar o estudo. Uma vez, em uma palestra com um empreendedor bem sucedido, ouvi que deveríamos rasgar os business plans e seguir a intuição. Em resumo, o que se dizia ali era algo como "intuição e dedicação dão resultado, esqueça o resto". Não sou contra a intuição, e muito menos contra dedicação - aliás, acredito muito na história de "10% inspiração, 90% transpiração" - mas seria simplista demais enxergar um negócio por esse prisma. Dificilmente algo vai adiante sem análise, sem estudo, sem planejamento. E um plano de negócios é parte disso. Estrutura de um plano de negócios simples Uma planilha que mostre entradas e saídas de caixa será suficiente. Importante lembrar que os desembolsos com investimentos também devem ser colocados ali. O empreendedor começa a ter desembolsos no momento em que começa a gastar com seu empreendimento. Quando compra máquinas, terrenos, pontos comerciais etc., daí a importância de incluir todos eles na planilha. As receitas também são fonte de muita atenção. Elas têm de seguir um caminho lógico, preferencialmente como o resultado do volume de clientes (ou de mercadorias, ou de serviços) vezes o preço médio pago. Serão estimativas, e o ideal é que sejam conservadoras. Aqueles que são contrários à construção de business plans sempre vão dizer que esse será um exercício de futurologia, ou um apanhado de números a esmo. Bobagem. É possível usar informações de mercado, a experiência de outros profissionais em negócios semelhantes, e até mesmo a observação de concorrentes nesse exercício. Em modelo bastante simplificado, um business plan teria: Ingressos Produtos vendidos X preço médio = Receita bruta (-) impostos sobre a receita = Receita líquida Desembolsos Matéria prima (ou gastos para a produção do produto / serviço) + Gastos com pessoal (salários, encargos e benefícios) + Gastos administrativos (escritório, materiais de consumo, água, luz, telefone) + Gastos com instalações (aluguel, condomínio, reformas) + Gastos com serviços terceirizados (contador, advogado) + Despesas bancárias e financeiras (tarifa bancária, juros de empréstimos) + Outros gastos (compras de insumos, outros investimentos) = Desembolsos totais Resultado (ou Fluxo de Caixa Livre) Receita líquida (-) desembolsos totais = Fluxo de caixa livre Recomendações importantes 1) Lógica: os números do business plan devem ser lógicos. Como dito, não é um mero exercício de futurologia. 2) Caixa: atenção ao momento do recebimento ou pagamento. A venda de mercadorias a prazo "empurra" as receitas para o futuro. A compra de matérias prima em parcelas faz a mesma coisa. Reconheça os valores nos meses em que acontecerem, isto é, quando efetivamente entram ou saem do caixa. 3) Outros movimentos : pode existir receita ou despesa decorrente de outras operações, como a venda de uma máquina, ou a contratação de um empréstimo. Se houver impacto no caixa, seja de entrada ou de saída, reconheça no business plan. Fique atento à recomendação 2, acima. 4) Ponto de equilíbrio: um empreendimento sempre tem desembolsos no começo, um momento de equilíbrio entre receitas e gastos, e receitas depois. Com o auxílio do excel, some os valores do "resultado (fluxo de caixa livre)" mês a mês e veja quando ele zera ou fica próximo de zero. O mês em que isso acontecer representará o ponto de equilíbrio: a quantidade de meses necessária para que os ingressos compensem todos os desembolsos feitos até então. 5) Tempo: o ideal é fazer um business plan de pelo menos 36 meses. 6) Desconfie: projetos que atingem o ponto de equilíbrio muito rápido podem conter algum erro. Lembre-se que as grandes franquias, quando tentam atrair novos franqueados, sempre falam em retorno de investimento em 24, 36, às vezes, mais meses. 6) Revise: depois de feito, faça um exercício de revisão. Avalie todas as premissas adotadas e questione se não foram ousadas ou conservadoras demais. Lembre-se: o excel aceita qualquer número, cabe ao empreendedor colocar os números certos. 7) Remunere-se: a não ser que você não vá fazer absolutamente nada nesse negócio, é bastante provável que haja algum trabalho: de tocar o negócio no dia-a-dia, a acompanhar seus resultados gerenciar a equipe. Esse trabalho deveria ser remunerado, porque a contratação de um empregado para isso custaria pelo menos algum(ns) salário(s). Portanto, inclua o seu salário nos números. 8) Decida: os resultados fazem valer o projeto? Há dinheiro suficiente para bancar todos os meses de resultado negativo? O tempo para o retorno do investimento é demasiado longo? 9) Não pare: o business plan é um documento de uso contínuo. Tenha-o sempre à mão e acompanhe os resultados, fazendo o máximo para não se desviar do que foi planejado. Aprimorando o trabalho Sempre é possível terceirizar (e profissionalizar!) a tarefa de confeccionar um business plans. Há consultorias que oferecem diferentes pacotes de serviços para cada tipo de projeto, desde análises de mercado bastante profundas, a um modelo simplificado de plano. A vantagem, nesse caso, é contar com apoio profissional (o que minimiza os riscos de erro), e também com o aconselhamento de pessoal experiente. Um business plan pode parecer atrativo, mas um olhar mais técnico pode revelar que o empreendedor deveria buscar outro negócio. |
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