Portaria CGA-01, de 30-10-2003 DOESP/ 31.10.03 Regulamenta o Sistema de Protocolo Único (SPU) da Secretaria de Estado dos Negócios da Fazenda, instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999 O Coordenador Geral de Administração, com fundamento no artigo 4º da Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, expede a seguinte Portaria: Artigo 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU), instituído pela Resolução SF-67 de 15 de dezembro de 1999, tem suas disposições regulamentadas pela presente Portaria. § 1º - O Sistema de Protocolo Único (SPU) será operacionalizado pela ferramenta informatizada denominada Sistema de Gestão de Documentos (GDOC). § 2º - O detalhamento dos procedimentos e instruções do Sistema de Protocolo Único (SPU) será estabelecido em manuais, elaborados e divulgados sob a responsabilidade da Coordenadoria Geral de Administração (CGA), com apoio de Grupo de Trabalho constituído para este fim. § 3º - O Grupo de Trabalho de que trata o parágrafo anterior será integrado por representantes indicados pelas demais áreas desta Secretaria. § 4º - O Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) estará sob a responsabilidade, para o seu desenvolvimento e manutenção, do Departamento de Tecnologia da Informação - D.T.I.. Artigo 2º - São atribuições do Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) e dos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares (NFSAC), em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU): I - receber, registrar, autuar, expedir e controlar a distribuição de documentos; II - informar sobre a localização de documento em andamento; III - providenciar os serviços de classificação, organização e conservação de arquivos; IV - fornecer cópia do material arquivado sob sua guarda; V - arquivar e dar destinação final a processos; Artigo 3º - São atribuições das demais unidades da Secretaria da Fazenda, em relação ao Sistema de Protocolo Único (SPU): I - receber, registrar, instruir e encaminhar documento, cumprindo os prazos estabelecidos em legislação pertinente; II - informar sobre a localização de documento em andamento; III - concluir documento; IV - arquivar e dar destinação final a documento não autuado; V - fornecer cópia de documento sob sua guarda; VI - fiscalizar e controlar a tramitação de documento, especialmente no caso de remessa a órgão externo ao âmbito da Secretaria da Fazenda. Parágrafo Único - Os dirigentes responderão por perda, extravio, rasura ou qualquer outra irregularidade praticada em documento, ocorrida no âmbito da sua respectiva Unidade. Artigo 4º - A entrada de documentos na Secretaria da Fazenda far-se-á por qualquer de suas Unidades, devendo, obrigatoriamente, ser através do Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC). Artigo 5º - Na entrada de documento será providenciada: I -classificação da espécie de documento e identificação interessado; II - enquadramento do assunto nele tratado; III - registro e atribuição de seu número no sistema informatizado; Artigo 6º - Os documentos de outras Secretarias ou de outros Órgãos de Governo darão entrada através Sistema de Protocolo Único (SPU), devidamente registrada no Sistema de Gestão de Documentos (GDOC) e terão seu encaminhamento segundo a destinação nele especificada. Parágrafo único - Tratando-se de processo, não haverá reautuação e, após sua tramitação, será obrigatoriamente devolvido aoórgão de origem, excetuado o processo que trata do assunto "Processo Único de Contagem de Tempo - PUCT" de funcionário inativo do Estado que integra o acervo desta Secretaria. Artigo 7º - Sempre que o documento por seu conteúdo e objetivo exigir tramitação, por várias unidades da Secretaria, para colher manifestação e/ou decisão será determinada sua autuação. Parágrafo único - Quando da autuação de um documento seu número de identificação no sistema informatizado será mantido. Artigo 8º - A autuação será feita, exclusivamente, pelo Núcleo de Protocolo e Arquivo (NPA) ou pelos Núcleos de Finanças, Suprimentos e Atividades Complementares das Divisões Regionais de Administração (NFSACs), atendendo a despacho da autoridade competente. Parágrafo Único - São autoridades competentes para determinar a autuação e reconstituição de um documento: I - Secretário de Estado; II - Secretário Adjunto; III - Chefe de Gabinete; IV - Coordenador; V - Diretor de Departamento, Divisão e de Serviço. Artigo 9º - Na instrução de um documento poderá ocorrer: I - juntada de outros documentos; II - desentranhamento de folhas de documento; III - apensamento e desapensamento de processos Artigo 10 - Entende-se por juntada o ato pelo qual, definitivamente, insere-se um documento a outro que, por sua natureza, dele deva ser parte integrante. Artigo 11 - Entende-se por desentranhamento o ato pelo qual se procede à retirada de folhas de um documento para a devolução a pedido do interessado ou para instrução de novo documento. Artigo 12 - Entende-se por apensamento a união, temporária, de um processo a outro, quando aquele servir de elemento elucidativo e subsidiário para instrução deste. Parágrafo único - Não se fará apensamento quando deste resultar prejuízo para o andamento do documento que deva ser apensado ou quando a juntada de cópias de suas peças for suficiente. Artigo 13 - Como meio de facilitar a consulta e preservar as informações nele contidas, o documento deverá ser desdobrado em volumes ao atingir cerca de 200 folhas. Artigo 14 - Após a conclusão do assunto, os processos deverão ser encerrados mediante despacho conclusivo subscrito por uma das autoridades de que trata o parágrafo único do artigo 8º. Parágrafo Único - Os expedientes serão concluídos na Unidade pelos usuários. Artigo 15 - Arquivamento é o ato de classificar, ordenar e guardar, em local apropriado, os documentos produzidos e acumulados pela SEFAZ no decurso das atividades, de modo a conservar e preservar informações. A destinação dos documentos, após prescrição dos prazos de guarda será dada pela Tabela de Temporalidade de Documentos. Parágrafo Único - Os expedientes concluídos serão arquivados na Unidade pelos usuários; os processos, após prazo de arquivamento na Unidade, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos, serão encaminhados ao NPA / NFSACs. Artigo 16 - A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), elaborada sob responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), aprovada pelo Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) e homologada pelo Secretário da Fazenda, determinará os prazos de arquivamento dos documentos nas Unidades de que tratam os artigos 2º e 3º desta Portaria, bem como sua destinação final. Parágrafo Único - Na Tabela de Temporalidade de Documentos constará o rol dos assuntos a serem atribuídos aos documentos que tramitam na Secretaria da Fazenda. Artigo 17 - O documento arquivado é passível de consulta, cabendo a unidade detentora disponibilizá-lo para esse fim, conforme legislação vigente. Parágrafo único - A disponibilização de que trata o caput não acarretará sua reabertura. Artigo 18 - Por motivo superveniente o processo arquivado poderá ter sua tramitação reaberta mediante despacho exarado por autoridade indicada no Parágrafo Único do artigo 8º , ressalvado o disposto no artigo 19. Parágrafo Único - O prazo de destinação final do documento reaberto será considerado a partir do novo encerramento. Artigo 19 -O Processo Administrativo Disciplinar só poderá ter sua tramitação reaberta com autorização expressa de autoridade competente para instaurá-lo. Artigo 20 - Deve ser reconstituído o documento, cujo original tenha sido roubado, furtado, mutilado, danificado em sinistro ou extraviado. Parágrafo Único - O documento reconstituído receberá um novo registro de protocolo, mantendo-se o mesmo interessado e assunto do documento extraviado. Artigo 21 - Os casos omissos e as dúvidas, advindas da aplicação desta Portaria serão dirimidas pela CGA e pelo Grupo de Trabalho previsto no § 2º do artigo 1º supra. Artigo 22 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação ficando revogada a Portaria CGA-02 de 16 de dezembro de 1999, publicada no DOE de 17 de dezembro de 1999. |