Como é feito o fechamento da folha de pagamento?

Encerrado o mês, os cartões de ponto (ou sistema alternativo) deverão ser recolhidos e apurados, bem como os atestados médicos, de forma a ter o empregador o controle das horas/dias trabalhados durante o período e também das faltas justificadas e injustificadas.

Uma vez apurados todos os proventos e descontos, procede-se a elaboração da folha de pagamento e dos respectivos envelopes ou recibos, que observa o seguinte procedimento:

a)discrimina-se os proventos (horas normais, horas extras, adicionais, etc.) e os descontos (contribuição previdenciária, adiantamentos, vale-transporte, etc.);
b)faz-se uma soma geral das parcelas pagas e outra das descontadas; e
c)do total das parcelas pagas deduz-se o total das descontadas, obtendo-se como resultado o valor líquido a ser percebido pelo empregado.

Os envelopes de pagamento ou recibos deverão ser distri-buídos por seção ou departamento aos respectivos chefes ou encarregados do setor para que procedam ao pagamento.

Desta forma, constitui obrigação do empregador a elaboração mensal de folha de pagamento da remuneração paga ou creditada a todos os segurados a seu serviço. Sendo o pagamento efetuado semanal ou quinzenalmente, as folhas de pagamento poderão obedecer a estes períodos, devendo entretanto ser elaborada mensalmente de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, deverá discriminar:

a)nomes dos segurados empregados, trabalhadores avulsos, empresários e autônomos, ainda que, equiparados (atualmente denominados contribuintes individuais), relacionados coletivamente por estabelecimento da empresa, bem como indicação de seus registros no caso de empregado e trabalhador avulso;

b)cargo, função ou serviço prestado pelo segurado;
c)parcelas integrantes da remuneração;
d)parcelas não integrantes da remuneração;
e)descontos legais.

Os segurados deverão ser agrupados por categoria, assim: segurados empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais (autônomos e empresários) e demais pessoas físicas.

Caso tenha o reembolso-creche, ainda que, não considerado parcela integrante da remuneração e consequentemente não componente do salário-de-contribuição do empregado, deverá ser lançado na folha de pagamento de forma discriminada.

FONTE: Consultoria CENOFISCO