Existe legislação que trata da guarda de cópias de documentos pessoais dos funcionários. Ou seja, a empresa pode manter a prática de guardar cópia dos documentos pessoais na pasta de cada funcionário?

Segundo a Lei nº 5.553/68, nenhuma pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira de trabalho, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização, carteira de identidade de estrangeiro, Carteira Nacional de Habilitação, etc.

Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência extrairá, no prazo de até cinco dias, os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.

Além de observado o prazo, somente por ordem judicial é possível a retenção de qualquer documento de identificação pessoal.

Sendo praticada a infração por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja, pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

FONTE: Consultoria CENOFISCO