Os formulários de livros fiscais escriturados por processamento eletrônico de dados devem ser encadernados? Se encadernados, é preciso separar por período de apuração e tipo de livro?

Relativamente aos livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados, a legislação do ICMS dispõe que os formulários referentes a cada livro fiscal serão encadernados, por exercício de apuração, em grupos de até 500 folhas. Vale lembrar que referidos livros serão numerados pelo sistema na seqüência numérica de 001 até 999.999.

Entretanto, a legislação estadual faculta ao contribuinte encadernar:

a) os formulários mensalmente e reiniciar a numeração, mensal ou anualmente;
b) dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de, no máximo, 500 folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação.

O disposto na letra “b” diz respeito à encadernação de dois ou mais livros num mesmo volume, como por exemplo: Livro Registro de Entradas e Registro de Saídas, desde que devidamente separados e identificados.

A encadernação dos livros fiscais será efetuada em até 60 dias, contados da data do último lançamento, e neles lavrado termo de encerramento, datado e assinado pelo contribuinte, contendo as seguintes especificações:

a) no Livro Registro de Inventário: “Termo de Encerramento: Nesta data, procedemos ao encerramento do presente livro, de nº __ ., constituído por formulários, com _____ folhas, contendo a escrituração relativa à situação de __ / __ / ___ “;
b) nos demais livros: “Termo de Encerramento: Nesta data, procedemos ao encerramento do presente livro, de nº ___ , constituído por formulários, com _____ folhas, contendo a escrituração efetuada no período de __ / __ / __ a __ / __ / __ “.

Fundamentação: Artigos 23 e 24 da Portaria CAT 32/96.

FONTE: Consultoria CENOFISCO