Empresa deseja substituir o arquivo do SPED contábil, esse ato acarreta em alguma sanção e, também qual é o prazo para substituição do Arquivo?

O prazo deve ser o mais rápido possível, ante da validação. Não há multa.
 Se o livro já foi enviado para o SPED e houver necessidade de substituição, verifique o andamento dos trabalhos de autenticação. Utilize, no programa validador e assinador (PVA), o menu “Consulta Situação”,

O livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.

Se o livro estiver “em análise”, dirija-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicite que o livro seja colocado em exigência. Pelo Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.

Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.

Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido):

“Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial,deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

“ Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:

“Art. 26. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário ou a sociedade empresária fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste fará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas à Junta Comercial de sua jurisdição.

§ 1º Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.

§ 2º A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento do disposto no caput deste artigo.

§ 3º No caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele Sistema.”

Atenção: o sistema identifica a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Assim, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, utilize o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.

Roteiro prático:

1. Corrija as informações no arquivo (livro digital); - se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro.

2. Valide o livro;

3. Assine;

4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) - o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F.

5. Assine o requerimento; e,

6. Transmita.

FONTE: Consultoria CENOFISCO