Quais são os procedimentos a serem adotados para manter os registros dos funcionários em ficha de registros eletrônicos, em substituição ao livro de registro?

De acordo com o art. 4º da Portaria MTE nº 41/07- DOU 30/03/07, o empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:

I - mantenha registro individual em relação a cada empregado;
II - mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
III - assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses.

As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

Observa-se que o legislador não estabelece a obrigatoriedade de se manter um terminal no cliente, cabendo as partes, por ocasião da contratação dos serviços, estipularem essa condição.

FONTE: Consultoria CENOFISCO