Qual o prazo para guarda de comprovantes de impostos, documentos trabalhistas e declarações?

Por disposição legal ou por uma questão de cautela, existem documentos que deverão permanecer arquivados por um prazo maior. Com base no exposto, relacionamos esses documentos.

a) Prazo de 2 anos:

1) Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
2) Aviso Prévio;
3) Pedido de Demissão.

b) Prazo de 3 anos:

1) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data da postagem conforme determina a Portaria MTb nº 1.022/92, art. 1º, § 2º, e a Portaria nº 561/01 art. lº, § 2º;
2) Resumo Estatístico Anual - as empresas de construção devem enviar o Formulário (Anexo II) de resumo estatístico anual, até o último dia útil de fevereiro do Ano subseqüente, devendo manter cópia e protocolo de encaminhamento. Portaria SSST nº 4/95 - NR.18 - item 18.32.2. 95.
3) Registro de Segurança - o livro onde são anotadas as ocorrências relativas a caldeiras e vasos sob pressão tem que ser guardado pelo tempo em que se mantenha o equipamento. NR.13 - Item 13.6.5, Portaria SSST nº 23/94.

c) Prazo de 5 anos:

1) cartões, fichas ou livros de ponto;
2) recibos de adiantamento salarial;
3) acordos de compensação e/ou prorrogação de horas;
4) solicitação de abono de férias;
5) recibos de abono e gozo de férias;
6) autorização para descontos não previstos em lei;
7) recibo de entrega do vale-transporte;
8) guias de recolhimento de contribuição sindical e assistencial para contribuições descontadas e não recolhidas (não corre prazo prescricional);
9) relação de contribuição sindical e assistencial;
10) comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
11) recibo de entrega do requerimento Seguro-Desemprego (SD);
12) Mapa Anual de acidentes do trabalho, conforme a Portaria ( MTb nº 3214/78 - NR.4 - Item 4.12, letra j;
13) CIPA, documentos relativos à eleição, conforme NR 5 - Item 5.40, letra J;
14) As empresas obrigadas a constituir o SESMT têm que manter arquivado o comprovante de entrega do mapa de avaliação dos acidentes do trabalho, conforme a Portaria SSST nº 33/83 - NR.4 - Item 4.12-letra J;
15) RAIS

d) Prazo de 10 anos:

1) folha de pagamento;
2) recibo de pagamento;
3) atestados médicos;
4) Guias da previdência Social (GPS) e demais documentos sujeitos à fiscalização do INSS de acordo com o Decreto no 3.048/99, arts. 348 e 349;
5) ficha de salário-família e de salário maternidade;
6) CAT;
7) recibos de salário-educação;

e) Prazo de 20 anos:

1) Segurança e Medicina do Trabalho - Histórico Clínico do empregado tendo todo o prontuário Individual - NR. 7 - subitens 7.4.5 e 7.4.5.1.
2) PPRA - NR 9
f) Prazo de 30 anos:
1) Documentos e depósitos relativos ao FGTS, Lei nº 8.036/90
g) Prazo Indeterminado:
1) livros de atas da CIPA;
2) livros de inspeção do trabalho;
3) Declaração de Instalação - NR 2;
4) livro de registro

FONTE: Consultoria CENOFISCO