A empresa pode reter cópias de documentos pessoais ( RG, CPF, CNH )para arquivo nos prontuários de funcionários?
Na forma da Lei n. 5.553/68, o empregador poderá reter documentos (e aqui estamos falando dos originais, e não de fotocópias) de seu empregado, a fim de que possa extrair os dados necessários, durante 5 (cinco) dias, quando então deverá devolvê-los ao trabalhador.
O prazo de retenção é também de 5 (cinco) dias quando os documentos apresentados forem fotocópias autenticadas dos originais. Cita a Lei n. 5.553/68:
Art. 1º - A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro.
Art. 2º - Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que interessarem devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.
§ 1º - Além do prazo previsto neste artigo, somente por ordem judicial poderá ser retirado qualquer documento de identificação pessoal.
§ 2º - Quando o documento de identidade for indispensável para a entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.
Nada impede, entretanto, que o empregador providencie fotocópias dos originais (ou cópias) apresentados, para seu arquivo e controle, e fique arquivado com a empresa.
O que proíbe a legislação é a retenção do documento apresentado pelo empregado, seja ele original ou não.
Assim, é recomendável que a empresa possua recibo de entrega e de devolução de documentos, onde constará a relação da documentação apresentada, data de entrega e data de devolução, instrumento que deverá constar a assinatura do empregado.
Desta forma, em conclusão à dúvida apresentada pelo Consulente, não há proibição ao empregador de realizar fotocópias dos documentos de seus empregados, instrumentos necessários ao seu arquivo e controle. Tais reproduções, contudo, devem ser custeadas integralmente pela empresa, não podendo o encargo ser repassado ao trabalhador.
O que não é possível, como aponta a Lei 5.553/68, é a retenção dos documentos originais e/ou fotocópias apresentadas pelo próprio empregado ( autenticadas), instrumentos que devem ser devolvidos ao trabalhador no prazo máximo de 5 (cinco) dias.
FONTE: Consultoria CENOFISCO
