Qual o prazo que as empresas devem guardar os documentos trabalhistas e previdenciários de acordo com a legislação?

Na área trabalhista e previdenciária o prazo para guarda de documentos deve seguir os elencados abaixo:

Documento Prazo de Guarda e Conservação Base Legal

Documentos Previdenciários Obs.: Na hipótese de dolo, fraude ou simulação o INSS, a qualquer tempo poderá apurar e constituir seus créditos (Decreto n. 3.048/99, art. 348)

- GPS original (Guia da Previdência Social); e
- Folha de pagamento. 10 anos Lei n. 8.212/91, art. 32, § 11º
- Recibos de pagamento;
- Atestados médicos;
- Ficha de salário-família; e
- Ficha de salário-maternidade. 10 anos Decreto n. 3.048/99, arts. 348 e 349 - CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho; e
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (salário-família e salário-maternidade). 10 anos Lei n. 8.212, art. 45 Documentos relacionados ao FGTS
- Depósitos do FGTS (GFIP). 30 anos Lei n. 8.036/90, art. 23, § 5º Prática Trabalhista
- Acordo de Compensação de Horas;
- Acordo de Prorrogação de Horas;
- Adiantamento Salarial;
- Autorização de descontos não previstos em lei;
- Controles de ponto;
- Contrato de trabalho e suas alterações;
- Recibos de abonos pecuniários (férias);
- Recibos de gozo de férias; e
- Recibos de entrega de vale-transporte. 5 anos durante a vigência do contrato e 2 anos após a rescisão. CF, art. 7º, XXIX - Aviso prévio;
- TRCT - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho; e
- Pedido de demissão e quaisquer outros documentos rescisórios. 2 anos após a rescisão CF, art. 7º, XXIX Seguro-Desemprego - SD
- Requerimento de Seguro-Desemprego; e
- CD - Comunicado de Dispensa. 5 anos Resolução CODEFAT n. 393/2004, art. 5º Programa de Integração Social
- PIS - Documentos comprobatórios dos pagamentos e da base-de-cálculo das contribuições. 10 anos Decreto-lei n. 2.052/83, arts. 3º e 10 CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- Formulário padronizado
- CAGED; e
- Recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico. 36 meses a contar da postagem Portaria MTE/GM n. 235/2003, art. 1º, § 2º RAIS - Relação Anual de Informações Sociais
- Formulário padronizado ou recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico
- RAIS. 5 anos Portaria MTE/GM n. 1.256/2003, art. 8º Contribuição Sindical - GRCS
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical. 5 anos CNT, art. 174 Salário-Educação
- Recibos de Salário-Educação
- Documentos de convênios 10 anos Decreto n. 3.142/99, art. 1º Segurança e Medicina do Trabalho - Atestado de Saúde Ocupacional - ASO. 20 anos após a rescisão. Portaria 3.214/78, NR-7, subitem 7.4.5.1 - CIPA - documentos relativos à eleição. 5 anos Portaria 3.214/78, NR-5, subitem 5.40, “j”. - CIPA - livros de ata. Prazo indeterminado Portaria 3.214/78, NR-5, subitem 5.26 - SESMT - Comprovante de entrega do Mapa Anual de Acidente do Trabalho. 5 anos Portaria 3.214/78, NR-4, subitem 4.12, “j”. - PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais. 20 anos Portaria 3.214/78, NR-9, subitem 9.3.8.2. - Declaração de instalação - estabelecimentos novos (NR 2). Prazo indeterminado Portaria 3.214/78, NR-2, subitem 2.3 - Resumo Estatístico Anual - empresas de construção civil (NR 18). 3 anos Portaria 3.214/78, NR-18, subitem 18.32.2 - Registro de Segurança - caldeiras e vasos de pressão (NR 13). Tempo de manutenção do equipamento Portaria 3.214/78, NR-13, subitem 13.6.4. Livros de Apresentação Obrigatória à Fiscalização - Livro Diário. 10 anos Lei n. 8.212/91, art. 32, § 11º - Livros de Inspeção do Trabalho. Prazo indeterminado CLT, art. 628 - Livros de Registro de Empregados. Prazo indeterminado CLT, art. 603

FONTE: Consultoria CENOFISCO