Empresa pretende mudar o Livro de Registro, para ficha de Registro onde as informações possam ser digitadas. Podemos proceder a alteração?

Informamos que não existe impedimento na alteração de livro de registro para ficha de registro. O procedimento administrativo a ser adotado pelos empregadores que desejam substituir a forma de registro utilizada (livro por ficha ou vice-versa) deverá ser verificado junto ao órgão local competente - Delegacia Regional do Trabalho - sendo inexistente qualquer dispositivo legal sobre o tema.

Aconselha-se, no entanto, ao empregador, que transcreva para o novo sistema os dados de todos os empregados que permanecerem em atividade no estabelecimento (inclusive com contrato suspenso, como aposentados por invalidez), obedecendo à ordem cronológica de admissão.

Recomenda-se a transcrição de todos os dados referentes ao período laboral do empregado, contidos no sistema anterior, inclusive a data das últimas férias, primeiro e último salário etc.

Os trabalhadores que já foram dispensados ou que por qualquer outro motivo não fazem mais parte do quadro de empregados da empresa não deverão constar da ficha.

Outrossim, por intermédio da Portaria do MTE nº 41, de 28/03/07, publicado no D.O.U de 30/03/07, o empregador poderá efetuar o registro de empregados em sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações e que:

- mantenha registro individual em relação a cada empregado;
- mantenha registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso; e
- assegure, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.

O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas, para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados.

As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação de empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos.

O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses.

As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.

FONTE: Consultoria CENOFISCO