Quais Livros Contábeis devem ser impressos, encadernados e guardados após o SPED ECD e ECF, como proceder?

Dever-se-á observar que a IN RFB 1774/2017, em seu artigo 2º, discorre que a ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

• I - livro Diário e seus auxiliares, se houver;

• II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; e

• III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

A pessoa jurídica é obrigada a ter seus livros Diário e Razão devidamente autenticados conforme discorre o artigo 273, § 4º do decreto 9580/2018. Para empresas mercantis, a autenticação dos livros Diário e Razão dar-se-á pelo recibo da comprovação da entrega da ECD conforme artigo 6º da IN RFB 1774/2018.

Para empresas registradas em cartório, o Decreto 9.555/2018 (DOU de 7.11.2018) discorre que para o Livro Diário apresentado na forma de Escrituração contábil Digital ECD de que trata a Instrução Normativa 1774/2017, não será mais autenticado em cartório, sendo a autenticação comprovada pelo recibo de entrega da escrituração na forma digital. O manual da ECD discorre que não poderá existir dois livros de forma digital e impresso, conforme abaixo transcrito:

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1.9. Impressão dos Livros

São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas ou digital.

Assim, elas não podem coexistir em relação ao mesmo período. Ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso.

De acordo com o ITG 2000 (R1) – Escrituração Contábil –, em caso de escrituração contábil em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, porém o arquivo magnético autenticado pelo Sped deve ser mantido pela entidade.

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Por opção da empresa poderão ser impressos os livros, porém, o livro Diário impresso não será autenticado, pois já houve a autenticação do livro digital concernente à escrituração contábil digital.

E relação ao Livro Razão a empresa deverá encaderná-lo e manter em boa ordem segundo as normas contábeis, à disposição da entidade fiscal conforme artigo 274 do Decreto 9580/2018.

Em resumo, entendemos que a empresa deverá manter os documentos contábeis por 10 anos, exceto o livro Diário e livro Razão cujo tempo de guarda é permanente em função da escrituração da empresa ser mantidas em registros contábeis de que trata o artigo 177 da Lei 6404/1976, mesmo de forma digital.

- 31/03/2020 = Resposta de acordo com a legislação vigente nesta data.

FONTE: Consultoria CENOFISCO