Empresa contratou coworking, mensalmente efetua o pagamento para esse compartilhamento de espaços. Como proceder para classificar contabilmente?

Esclarecemos que infelizmente não há uma tratativa contábeis específica para coworking até o momento e em assim sendo não temos um boletim acerca do tema. Nesse caminho, entendemos que o tratamento mais viável até o momento seria realmente o aluguel. Isto posto segue nossa matéria sobre a contabilização de aluguel:

7. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A locação de bens imóveis para que pessoas jurídicas venham a desenvolver suas atividades é uma prática consagrada e rotineira, na qual locador e locatário firmam um contrato de locação por meio do qual o locatário toma posse do bem locado, por tempo determinado ou não, nas condições preestabelecidas, sendo a principal o pagamento do aluguel.

No presente texto, veremos os procedimentos para a contabilização dos gastos de aluguel incorridos pelo locatário, bem como demais dispêndios agregados ao contrato de locação, inclusive impostos, condomínios, depósitos em garantia, etc.

2. REGISTRO DOS GASTOS COM ALUGUEL COMO CUSTO DE PRODUÇÃO OU DESPESA

Os gastos incorridos com aluguel devem ser registrados mensalmente como custo de produção de bens ou serviços ou como despesas de acordo com a utilização do bem locado nas atividades da pessoa jurídica locatária.

Sendo assim, os imóveis locados para a instalação de unidades fabris ou destinados à prestação de serviços serão registrados como custo de produção; e por sua vez, os bens locados com a finalidade de abrigar setores comerciais ou administrativos serão registrados como despesa.

Quando o imóvel tiver uso híbrido, sendo destinado a abrigar tanto os setores administrativos, comerciais quanto setores de produção de bens e serviços, a apropriação dos gastos incorridos como custo ou despesa operacional é feita mediante rateio proporcional à área ocupada por cada uma das atividades desenvolvidas pela pessoa jurídica.

3. OBSERVÂNCIA DO REGIME DE COMPETÊNCIA PARA RECONHECIMENTO DO CUSTO OU DA DESPESA

Para o reconhecimento do gasto incorrido com o aluguel do imóvel como custo de produção ou despesa operacional é necessário a observação do regime de competência.

3.1. Pagamento Do Mês a Vencer

Há casos em que o contrato prevê o pagamento antecipado do aluguel, e sendo assim o locatário primeiro paga o valor contratado ao locador para depois utilizar o bem. É o chamado “mês a vencer” (primeiro paga depois usa). Nesse caso, o pagamento deve ser registrado como despesa antecipada e a despesa será reconhecida no mês em que transcorrer a utilização do bem.

3.2. Pagamento Do Mês Vencido

Também é possível que o contrato de locação estipule que o pagamento do aluguel ocorra após transcorrido o período de locação. Nesta hipótese, no mês em que o bem é utilizado, deve ser feito o reconhecimento da despesa em contrapartida a uma obrigação a pagar no passivo circulante; e por ocasião do pagamento, baixa-se essa obrigação contra a conta de caixa ou equivalente de caixa (normalmente uma conta-corrente bancária) que sofrer o desembolso.

4. DEPÓSITOS EM GARANTIA

É bastante comum os contratos de locação estipularem o pagamento antecipado de depósitos em garantia, normalmente calculado em um certo número de aluguéis mensais. O tratamento contábil desses valores se pautará pelo que estiver definido no contrato em relação à destinação desses valores ao final do contrato.

4.1. Depósitos Referentes A Antecipações De Pagamentos De Períodos Futuros

Na hipótese de o pagamento de depósito corresponder à antecipação de aluguéis, o registro do valor dispendido será como despesa antecipada, no ativo circulante ou realizável a longo prazo, de acordo com o prazo do contrato de locação.

Por exemplo, uma quantia de R$ 9.000,00, correspondente à antecipação dos três últimos meses de aluguel de um contrato de locação com 36 meses de vigência, será inicialmente no realizável a longo prazo, sendo transferida para o curto prazo a partir do 24º mês de contrato. Caso o prazo contratado seja de apenas 12 meses, o registro será como despesa antecipada no ativo circulante.

4.2. Depósitos Com Previsão De Ressarcimento Ao Final Do Contrato

Na hipótese de os valores pagos como garantia no início do contrato terem a previsão de reembolso para o locatário no final do contrato, esse deverá ser registrado em conta própria de “depósitos e cauções”, no ativo circulante ou no realizável a longo prazo, de acordo com o prazo previsto para o seu retorno ao locatário.

Caso haja previsão de remuneração desse depósito por algum índice de atualização, como por exemplo a poupança ou o IGPM, essa variação deverá ser reconhecida como receita financeira pelo regime de competência.

5. FIANÇA BANCÁRIA

Normalmente, quando um contrato de locação prevê que o locatário deva apresentar garantias por meio de fiança bancária, esse gasto não é parte integrante do contrato, uma vez que é uma transação realizada entre o locatário e uma instituição financeira que não mantém relação com o locador, nem com o bem locado.

Trata-se, portanto, de um produto bancário, que também é conhecido como “seguro-fiança”, e deve ser tratado primeiramente como despesa antecipada e apropriado como custo ou despesa de acordo com a destinação do imóvel locado pelo regime de competência ao longo do período de cobertura, que normalmente corresponde ao prazo de vigência do contrato de locação.

6. CONDOMÍNIOS, IMPOSTOS E TAXAS POR CONTA DO LOCATÁRIO

É bastante comum os contratos de locação preverem que os gastos de condomínio, IPTU e taxas municipais que incidam sobre o imóvel corram por conta do locatário. A rigor, esses gastos recaem sobre o locador, porém quando o locatário assume a responsabilidade sobre eles perante o locador mediante contrato, eles receberão o mesmo tratamento de custo ou despesa dado ao aluguel.

Nosso entendimento é que todos esses gastos tanto podem ser reconhecidos como despesa de aluguel quanto serem segregados em contas próprias, ficando essa segregação a critério do locatário.

7. EXEMPLO

Para ilustrarmos os procedimentos descritos no presente texto, vamos admitir como exemplo um contrato de locação de um imóvel para utilização na atividade comercial firmado entre uma pessoa jurídica e uma pessoa física, cujo contrato de locação preveja as seguintes condições:

• A) Depósito em garantia com previsão de cobertura dos três últimos meses de contrato pago em 30/10/2X15 R$ 9.000,00
• b) Valor mensal do aluguel R$ 3.000,00
• c) Vigência do contrato: 01/11/2X15 a 31/10/2X18
• d) Data de pagamento do aluguel: dia 10 do mês seguinte
• e) IPTU mensal por conta do locador R$300,00
• f) IRRF hipotético R$ 435,00

Nota Editorial

Por simplificação, não consideramos cláusula de atualização monetária do contrato.

Registros contábeis:

a) depósito em garantia:

D	Aluguel a Apropriar - Despesas Antecipadas (Ativo não Circulante)	9.000,00
C	Banco Conta Movimento - Caixa ou Equivalente de Caixa (Ativo Circulante)		9.000,00
Pagamento referente depósito em garantia de aluguel imóvel ..., conforme contrato.

b) aluguel ao final de cada mês:

D	Despesas Comerciais - Aluguel (Resultado)	3.000,00
C	Contas a Pagar - Aluguéis (Passivo Circulante)		3.000,00
Pela apropriação da despesa de aluguel do imóvel ...., referente ao mês de ...., conforme contrato.

c) pagamento do aluguel no dia 10 do mês seguinte:

D	Contas a Pagar - Aluguéis (Passivo Circulante)	3.000,00
C	IRRF a Recolher (Passivo Circulante)		435,00
C	Banco Conta Movimento - Caixa ou Equivalente de Caixa (Ativo Circulante)		2.565,00
Pagamento aluguel do imóvel ...., com incidência de IRRF.

d) pagamento do IPTU, admitindo-se o pagamento direto pelo locatário à prefeitura do município e registro segregado do gasto incorrido com IPTU:

D	IPTU - Despesas Comerciais	300,00
C	Banco Conta Movimento - Caixa ou Equivalente de Caixa (Ativo Circulante)		300,00
Pagamento IPTU do imóvel ...., nesta data.

e) pagamento do IRRF:

D	IRRF a Recolher (Passivo Circulante)	435,00
C	Banco Conta Movimento - Caixa ou Equivalente de Caixa (Ativo Circulante)		435,00
Pagamento IRRF sobre aluguel do imóvel ...., nesta data.

f) transferência do depósito em garantia para despesa antecipada do longo para o curto prazo no último ano de contrato:

D	Aluguel a Apropriar - Despesas Antecipadas (Ativo Circulante)
C	Aluguel a Apropriar - Despesas Antecipadas (Ativo não Circulante)
	Pela transferência do depósito em garantia de aluguel do imóvel....
	31/08/2X17		3.000,00
	30/09/2X17		3.000,00
	31/10/2X17		3.000,00

g) baixa do depósito em garantia nos últimos três meses de contrato:

D	Despesas Comerciais - Aluguel (Resultado)
C	Aluguel a Apropriar - Despesas Antecipadas (Ativo Circulante)
	Pela transferência do depósito em garantia de aluguel imóvel....
	31/08/2X18		3.000,00
	30/09/2X18		3.000,00
	31/10/2X18		3.000,00

7.1. Exemplo De Rateio Da Despesa De Aluguel
Admitamos que o imóvel exemplificado no item 3 tenha a seguinte destinação:

Produção: ..................................	60%	.............................. R$ 1.800,00
Comercial: .................................	30%	.............................. R$ 900,00
Administração: ...........................	10%	.............................. R$ 300,00
Total: .........................................	100%	.............................. R$ 3.000,00

O registro contábil será:

D	Custos de Produção - Aluguel	1.800,00
D	Despesas Comerciais - Aluguel (Resultado)	900,00
D	Despesas Administrativas (Resultado)	300,00
C	Contas a Pagar - Aluguéis (Passivo Circulante)		3.000,00
Pela apropriação da despesa de aluguel do imóvel ...., referente ao mês de ...., conforme contrato.

7.2. Exemplo De Garantia Com Previsão De Reembolso
Admitindo-se por hipótese que o depósito em garantia exemplificado no item 3 tenha previsão de ser devolvido ao locatário no final do contrato, o registro será:

D	Depósitos e Cauções (Ativo não Circulante)	9.000,00
C	Banco Conta Movimento - Caixa ou Equivalente de Caixa (Ativo Circulante)		9.000,00
Pagamento referente ao depósito em garantia de aluguel imóvel ..., conforme contrato.

- 17/12/2020 = Resposta de acordo com a legislação vigente nesta data.

FONTE: Consultoria CENOFISCO