Documento |
Prazo de Guarda |
Base Legal |
Previdência Social |
- GPS original (Guia da Previdência Social); e
- Folha de pagamento. |
10 anos |
Lei nº 8.212/91, art. 32, § 11º |
- Recibos de pagamento;
- Atestados médicos;
- Ficha de salário-família; e
- Ficha de salário-maternidade. |
5 anos |
Decreto nº 3.048/99, arts. 348 e 349 |
- CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho); e
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (salário-família e salário-maternidade). |
5 anos |
Decreto nº 3.048/99, art. 348 |
Documentos relacionados ao FGTS (*)
- Depósitos do FGTS (GFIP). |
5 anos |
Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º |
Trabalhista |
- Acordo de Prorrogação de Horas;
- Adiantamento Salarial;
- Autorização de descontos não previstos em lei;
- Controles de ponto;
- Contrato de trabalho e suas alterações;
- Recibos de abonos pecuniários (férias);
- Recibos de gozo de férias; e
- Recibos de entrega de vale-transporte.
- Aviso prévio; |
5 anos durante a vigência do contrato e 2 anos após a rescisão. |
CF, art. 7º, XXIX |
- TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho); e
- Pedido de demissão e quaisquer outros documentos rescisórios. |
2 anos após a rescisão |
CF, art. 7º, XXIX |
Seguro-Desemprego |
- SD (Requerimento de Seguro-Desemprego); e
- CD (Comunicado de Dispensa). |
5 anos |
CF, art. 7º, XXIX, e Resolução CODEFAT nº 467/05, art. 16, § 6º |
Programa de Integração Social (PIS) |
- Documentos comprobatórios dos pagamentos e da base de cálculo das contribuições. |
10 anos |
Decreto-Lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10, e Decreto nº 4.524/02, art. 94. |
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) |
- Recibo de entrega, cópia do arquivo e extrato da movimentação processada. |
5 anos |
Portaria MTE/GM nº 1.129/14, art. 2º, § 1º.
As empresas já obrigadas ao eSocial estão dispensadas da transmissão do CAGED. A substituição do CAGED ocorrerá para as admissões e desligamentos ocorridos a partir de 01/01/2020 (Portaria SEPRT/ME nº 1.127/19). |
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) |
- Formulário padronizado ou recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico - RAIS. |
5 anos |
Portaria MTE/GM nº 1.256/03, art. 8º.
Esclarecemos ainda que todas as empresas declarantes do eSocial, que se enquadrarem nos critérios descritos abaixo, estão desobrigadas de declarar a RAIS, e serão bloqueadas de declarar a RAIS pelo GDRAIS 2019 (Portaria nº 1.127/19):
1) Empresas obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, em todos os meses do ano-base 2019 (jan a dez/2019);
2) Empresas criadas no ano-base 2019 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, desde o mês de criação até dezembro de 2019.
3) Empresas encerradas em 2019 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos, desde janeiro de 2019 até o mês de encerramento da empresa.
Vale ressaltar que as empresas acima mencionadas estão compreendidas nos grupos 1 e 2 do eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria nº 1.419/19.
As empresas que não se enquadrarem nos critérios da desobrigação da Portaria nº 1.127/19, além de realizarem a declaração a RAIS ano-base 2019 pelo GDRAIS, devem enviar a declaração ao eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria nº 1.419/19. |
Contribuição Sindical |
- GRCS (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical). |
5 anos |
CTN, art. 174 |
Salário-Educação |
- Recibos de Salário-Educação - Documentos de convênios. |
10 anos |
Decreto-Lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º, e Decreto nº 3.142/99, art. 1º |
Segurança e Medicina do Trabalho |
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). |
20 anos após a rescisão. |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-7, subitem 7.4.5.1. |
- CIPA - documentos relativos à eleição. |
5 anos |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-5, subitem 5.40, "j". |
- CIPA - atas de reunião |
Prazo indeterminado |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-5, subitem 5.26 |
- SESMT - Comprovante de entrega do Mapa Anual de Acidente do Trabalho. |
5 anos |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-4, subitem 4.12, "j". |
- PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais). |
20 anos |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-9, subitem 9.3.8.2. |
- Declaração de instalação - estabelecimentos novos (NR-2). |
Prazo indeterminado |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-2, subitem 2.3 |
- Resumo Estatístico Anual - empresas de construção civil (NR-18). |
3 anos |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-18, subitem 18.32.2 |
- Registro de Segurança - caldeiras e vasos de pressão (NR-13). |
Tempo de manutenção do equipamento |
Portaria MTb nº 3.214/78, NR-13, subitem 13.6.4. |
Livros de Apresentação Obrigatória à Fiscalização |
- Livro Diário. |
10 anos |
Lei nº 8.212/91, art. 32, § 11º |
- Livros de Inspeção do Trabalho. |
Prazo indeterminado |
CLT, art. 628 |
- Livros de Registro de Empregados. |
Prazo indeterminado |
CLT, art. 603 |
