Como proceder para informar ao eSocial a alteração do CPF de um funcionário?

Desde que o motivo de alteração do CPF tenha ocorrido pela Receita Federal, conforme Manual de Orientação eSocial versão S-1.1, página 82/84, item 1.3.5, seguem os procedimentos para alteração:

"1.3.5. Orientações sobre o procedimento de alteração de CPF do trabalhador ou de beneficiário

Em situações raras e excepcionais o número de CPF de uma pessoa pode ser alterado pela Receita Federal do Brasil. O CPF, contudo, é utilizado pelo eSocial como o principal identificador do trabalhador e com base nele são aplicadas inúmeras regras e validações, portanto, qualquer solução para a situação de fato - alteração de CPF - tem que levar em consideração que: o CPF é chave, e é necessária a vinculação entre o CPF antigo e o novo. Por esta razão, apesar de tratar-se de um dado pessoal do rabalhador ou beneficiário, essa alteração não pode ser feita através de um evento S-2205 (Alterações cadastrais) ou S-2405 (Alteração de dados de beneficiário).

Assim, para evitar que o declarante tenha que excluir e reenviar com o novo CPF todos os eventos do trabalhador ou beneficiário, foi criado um procedimento especial para tratar esses casos excepcionais de alteração de número de CPF, baseado no envio de um evento de S-2299 (Desligamento) seguido de um novo evento de S-2200 (Admissão), nos moldes do procedimento utilizado para o trabalhador transferido entre empresas de um mesmo grupo econômico ou no caso de sucessão de declarantes ou baseado no envio de um evento S-2420 (Término de benefício), seguido de um S-2410 (Cadastro de benefício).

Como é sabido, quando ocorre transferência de um empregado de um declarante para outro do mesmo grupo econômico, deve ser enviado ao eSocial um evento S-2299 com motivo [11] – “Transferência de empregado para empresa do mesmo grupo empresarial (...)” e, em seguida, deve ser enviado o evento S-2200 na empresa que está recebendo o trabalhador, com o campo {tpAdmissao} preenchido com [2] - “Transferência de empresa do mesmo grupo econômico”, mantendo a data da admissão inicial e informando a data da transferência.

Nesse caso, o contrato de trabalho não sofre qualquer alteração, afinal, as empresas que formam um grupo econômico são consideradas um empregador único e o que ocorre no sistema é apenas a alteração do número de identificação do empregador.

A mesma lógica foi aplicada para a mudança do número de identificação do trabalhador, ou seja, quando o CPF de um trabalhador é alterado, o empregador em vez de excluir todas as informações enviadas com o CPF antigo e reenviá-las com o novo CPF, deve executar procedimento análogo ao da transferência de empregados entre declarantes, ou seja, deve seguir os seguintes passos:

• 1 – Enviar evento de S-2299 (Desligamento) com o motivo [36] – “Mudança de CPF”, indicando no campo {novoCPF} o novo número de inscrição do empregado;

• 2 – Em seguida, deve enviar evento S-2200 (Admissão), com o campo {tpAdmissao} preenchido com [6] – “Mudança de CPF”, mantendo a data de admissão original do trabalhador. Deve, ainda, preencher o grupo [mudancaCPF] com os números de CPF e matrícula anteriores e com a data em que houve a alteração. O eSocial não permite que uma matrícula seja reaproveitada, portanto, quando o CPF é alterado, nova matrícula deve ser atribuída ao trabalhador.

Da mesma forma como ocorre na transferência de empregados, apesar de existir um novo evento de admissão, o vínculo contratual do trabalhador não é alterado, sendo considerado desde a data de admissão original e transpassando a data de transferência ou mudança de CPF.

Assim, caso haja uma alteração contratual, por exemplo, com data de efeito anterior à data de mudança de CPF, o sistema recepciona normalmente o evento, desde que essa data de efeito seja posterior a sua admissão. Qualquer informação de pagamento retroativo, informada no grupo [remunPerAnt], pode indicar período de referência {perRef} anterior a mudança de CPF, desde que a competência seja igual ou posterior a sua admissão.

Ressalte-se que os eventos extemporâneos referentes ao período anterior à mudança de CPF devem ser enviados com o CPF antigo do trabalhador.

É importante frisar que, como o vínculo/contrato não sofre alteração com a mudança do CPF, todas as informações cadastrais e contratuais do novo evento S-2200 devem ser idênticas àquelas vigentes no contrato anterior, exceto a matrícula. O sistema realiza validações para garantir que a data de admissão, que a categoria do trabalhador e que o tipo de regime de trabalho e de previdência sejam mantidos idênticos. O sistema também faz validação para garantir que o evento de admissão por mudança de CPF seja enviado no dia imediatamente seguinte ao evento de desligamento pelo mesmo motivo.

O mesmo procedimento descrito também se aplica para TSVE – Trabalhadores Sem Vínculo de Emprego nos eventos S-2300 e S-2399. O evento S-2399 deve ser enviado com o campo {mtvDesligTSV} preenchido com [7] – “Mudança de CPF” e a informação do novo CPF preenchida no grupo [mudancaCPF]. O novo evento S-2300 deve ser enviado no dia imediatamente seguinte com o grupo [mudancaCPF] preenchido, desta vez com os dados do CPF anterior. Os seguintes campos do novo evento S-2300 devem ser idênticos aos existentes no RET: {codCateg} e {dtInicio}.

No caso de alteração de CPF de beneficiário informado no evento S-2400, também é aplicado tratamento análogo. Deve ser enviado o evento S-2420 (Benefício – Término), seguido de um novo S2400 (Cadastro de beneficiário) e, ainda, de um novo S-2410 (Cadastro de benefício). O evento S-2420 deve ser enviado com o campo {mtvTermino} preenchido com [10] – “Mudança de CPF” e a informação do novo CPF preenchida no campo {mudancaCPF}. O novo S-2400 deve ser enviado com o CPF alterado. O novo S-2410 deve ser enviado com o campo {indSitBenef} preenchido com [3] – “Mudança de CPF” do beneficiário e o grupo [mudancaCPF] preenchido, dessa vez com os dados do CPF anterior. Os seguintes campos do novo S-2410 devem ser idênticos aos informados no S-2420: {dtIniBeneficio} e {tpBeneficio}."

- 16/03/2023 = Resposta de acordo com a legislação vigente nesta data.

FONTE: Consultoria CENOFISCO