Empresa pode pagar em folha de pagamento o reembolso de despesas referente aos gastos com combustível, quilometragem e taxas para aquisição de certificado digital, como proceder?

Esclarecemos que a legislação previdenciária vigente estabelece que não integra o salário-de-contribuição o ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado quando devidamente comprovadas.

Tendo por base o citado dispositivo legal, pode-se perceber que a importância paga ao empregado, comumente denominada de "reembolso de quilometragem", “reembolso co0mbustível”, cuja finalidade é assegurar-lhe o ressarcimento das despesas efetuadas com a manutenção do veículo de sua propriedade utilizado a serviço da empresa, não se inclui no conceito de salário-de-contribuição, estando, portanto, isento da incidência de encargos sociais, tanto na esfera trabalhista (FGTS) quanto na previdenciária (INSS).

Uma vez não sendo considerado verba de natureza salarial, nem tampouco salário variável, o referido valor também não integrará o salário do empregado para quaisquer efeitos da legislação trabalhista, tais como: férias, 13º salário, horas extras, aviso prévio etc.

Informamos, por oportuno, que, nos termos do art. 225 da RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, a folha de pagamento, elaborada mensalmente, deverá discriminar, dentre outros, inclusive as parcelas não integrantes da remuneração, razão pela qual deve a empresa lançar o referido valor na folha e no recibo de pagamento do empregado.

Sempre que uma prestação em utilidade for concedida com o intento de tornar possível e viável a própria execução do trabalho e não como uma vantagem destinada a remunerar os serviços do empregado, não há integração desses valores ao salário do trabalhador, já que nesses casos as utilidades fornecidas são para o trabalho e não pelo trabalho. São indispensáveis ao trabalho e não ao trabalhador.

Assim, em se tratando do reembolso de quilometragem, ainda que não integre o salário do empregado, seu valor deverá constar da folha de pagamento, bem como no recibo de pagamento (holerite).

Quanto a taxa de aquisição de certificado digital, entende-se que se for para uso profissional, ou seja, exclusivo para uso na prestação do serviço para empresa será possível, caso contrário, pode ser considerado salário indireto.

Base Legal – Decreto nº3.048/99, art.214, XVIII.

- 24/05/2023 = Resposta de acordo com a legislação vigente nesta data.

FONTE: Consultoria CENOFISCO