Na gestão do risco e do crédito há uma regra fundamental: quanto mais cedo o credor agir, maiores serão as possibilidades de reaver o dinheiro. Essa é a recomendação, por exemplo, da Check Services and Recovery, empresa de Michigan especializada em serviços de cobranças de atrasados e resgate de cheques sem fundo. Na administração de pequenos faturamentos, porém, a utilização de serviços de cobrança é apenas o último recurso, pois a engenharia financeira contemporânea dispõe de outras alternativas originais e inovadoras para enfrentar o problema.

Por outro lado, a maioria das micro e pequenas empresas com problemas de recebimento de dívida não tem condições de contratar os serviços de especialistas para receber os atrasados. Os empresários que se encontram nessa situação crítica (de vítimas da inadimplência) terminam saindo em busca de seus atrasados de forma intuitiva, pressionando os devedores de acordo com seus instintos e experiência. Mesmo agindo por conta própria, essas empresas podem conseguir melhores resultados no recebimento de dívidas se racionalizarem e sistematizarem o processo de cobrança.

Com o auxílio de um programa de computador contendo sistema de contabilidade específico para antecipação e acompanhamento da acumulação de dívida a receber, é possível desenvolver um "minissetor de cobrança" dentro de qualquer micro ou pequena empresa, estabelecendo um conjunto de medidas de baixo custo que realmente ajude a recuperar o que lhe é devido.

Uma necessária política de crédito

A organização desse serviço interno de cobrança depende, em primeiro lugar, da definição da política de crédito da empresa. Todo empresário, por menor que seja o seu negócio e por menos que tenha organizado suas idéias sobre a questão, deve ter definida uma política de crédito.

No cotidiano da atividade econômica, a política de crédito varia de empresa para empresa, além de se alterar em função dos fatores mais diversos: condições do mercado, eficiência administrativa, liqüidez de caixa e outros elementos específicos de cada conta, como a credibilidade do devedor, os laços de parentesco ou amizade entre credor e devedor, o grau de interdependência das empresas etc. Antes de criar uma unidade para gerenciar a cobrança, o administrador precisa, então, efetuar a análise do seu próprio comportamento, estabelecendo o desempenho presente e passado da empresa em relação à acumulação e recuperação de pagamentos em atraso. Nessa auto-reflexão, deve identificar as tendências gerais de sua política informal de crédito, comparando-a com a da concorrência. Após identificar quais as experiências mais satisfatórias na área, o empresário pode definir as linhas mestras – uma norma-guia – para sua ação. Isso será a base de um sistema operacional objetivo de cobrança, que leve em conta as necessidades da empresa, as peculiaridades do ramo, as condições do mercado. Ou seja, a sua política de crédito.

A definição dessa política de crédito não constitui exercício intelectual diletante, mas instrumento de grande utilidade, desde que seja acompanhada pela implantação de pequeno código de conduta ou procedimento-padrão. Também serve para expor claramente quais as regras da casa em relação ao crédito. A inclusão de certos pormenores específicos dessa política de crédito em contratos-padrão, por exemplo, evitará grandes mal-entendidos e muito desgaste pessoal na hora da cobrança.

O histórico de uma política de cobrança coerente também revela-se importante instrumento quando a empresa precisa obter créditos e financiamentos. Além do saldo positivo na recuperação do que deve, demonstra que há preocupação ou compromisso com o pagamento em dia. Um regime de cobrança caótico e descoordenado pode custar muito mais do que a quantia devida, complicando a administração e a contabilidade, desatualizando as previsões e até mesmo interferindo em metas estratégicas. A empresa que adota diferentes políticas de crédito para devedores em situações semelhantes ainda se arrisca a projetar uma imagem prejudicial, sendo facilmente acusada de favoritismo e de imprevisibilidade.

Compre hoje, pague amanhã

• Embora a venda a prazo seja a principal fonte de maus pagadores e contas em atraso, só em produção de escala muito pequena é possível sobreviver sem programa de crédito. Mesmo os armazéns de bairro possuem um “caderno” de contas mensais. Os setores intermediários da produção industrial e de prestação de serviços são normalmente dependentes de um regime de franquia recíproca. Seus clientes – sejam empresas maiores ou menores – pagam as faturas recebidas em 30, 60 ou até 90 dias depois da entrega. No varejo, esse tipo de crédito por "período de graça" (compre hoje, pague só em janeiro...) tornou-se recurso essencial para atrair novos clientes pela oferta de melhores condições de pagamento do que a concorrência.
  
  
• Assim, praticamente toda empresa recebe algum crédito ou franquia dos fornecedores e repassa pelo menos parte desse crédito para os clientes. Essa engenharia financeira funciona enquanto as empresas adotam política de crédito comum e de acordo com a sua realidade, pois basta que se atrase um pagamento para que todo o grupo de empresas associadas sofra problemas de liqüidez. A empresa que não estabelecer seu programa específico de crédito, por sua vez, submete-se às condições dos clientes e fornecedores. Mesmo assim, algumas contas vão atrasar, e será preciso desenvolver algumas técnicas de cobrança para que a recuperação do dinheiro seja menos prejudicial possível nas relações da empresa-cliente.