SENTIDOS
"Há dois lugares em uma empresa que revelam como ela é, sem que tenhamos que perguntar para ninguém sobre isso. Um deles é a portaria e outro o banheiro. Pelas condições higiênicas desses locais até o tipo de material disponível aos funcionários, dá para se ter uma idéia muito clara da organização, por melhor que as pessoas finjam que possa ser diferente. As percepções visuais, olfativas e auditivas também são muito importantes no primeiro contato. Um escritório tem que ter cheiro de ambiente de escritório, e não de mofo, assim como uma fábrica de chocolate não pode cheirar borracha queimada. Se o encarregado de atender o visitante que está na sala de espera estiver berrando e xingando algum funcionário lá no fundo e, logo em seguida, vier recebê-lo com um enorme sorriso, a pessoa tem todo o direito de achar que está diante de um falso absoluto e já fica com um pé atrás na hora de partir para a negociação. O oposto disso seria aquele indivíduo que se mantém em uma redoma, à qual o visitante tem acesso somente quando prova que é honesto e trabalhador. Em vez disso, o anfitrião deveria tomar, ele próprio, a iniciativa de atender o cliente, mostrando, assim, uma atitude menos defensiva e mais acolhedora. O esquema de segurança deve agir de maneira que a pessoa não se sinta primeiro um bandido para depois ser considerada um cidadão respeitável."

BOAS-VINDAS
"Quem vai receber alguém na empresa deve certificar-se de que o tempo que ela vai levar da recepção até estar diante da pessoa que vai atendê-la nunca ultrapasse três minutos. Outro comportamento recomendável seria perguntar ao visitante qual o seu tempo disponível e tentar adequar a conversa que vem em seguida a esse horário, para que nenhuma das partes fique com a impressão de que está perdendo tempo. Isso significa ser o mais específico possível logo no começo. Os sinais de boas-vindas se estendem também a empresa como um todo, seja ela micro, pequena ou de grande porte. Qualquer funcionário deve ser treinado para receber alguém estranho à empresa com um cumprimento e um gesto prestativo. É comum ver funcionários passando pela visita, carregados de papéis e pastas, como se ela não estivesse ali, indiferentes em relação a prestar qualquer tipo de informação. O fato de uma pessoa desconhecida estar ali dentro significa que ela é importante para a empresa e precisa receber o mínimo de cortesia e de simpatia para sentir que está em uma casa onde vale a pena fazer negócios."

TECNOLOGIAS
"Existem certas facilidades tecnológicas que estão sendo mal utilizadas hoje em dia. Uma delas é a secretária eletrônica, que serve apenas para registrar mensagens durante um momento de ausência do recepcionista, e não para guardá-las por mais de dez minutos. O retorno tem que ser imediato, mostrando que a empresa é eficiente e cumpre o que está prometido na gravação. O sistema eletrônico, que permite várias opções de atendimento é um modismo importado dos Estados Unidos, onde impera a praticidade nos contatos pessoais. Como o brasileiro é um povo que gosta de ser ouvido, seria interessante analisar a relação custo x benefício dessa tecnologia em relação aos clientes de cada empresa. Quanto à transmissão de informações via e-mail, não existe nada melhor, pois permite a reflexão antes da resposta, mas os funcionários precisam ser preparados para isso, o que inclui rapidez, saber escrever e ser objetivo com as palavras. Já existem cursos especializados para essa área, sendo altamente recomendável a preocupação com esse tipo de treinamento."