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Não Perca Dinheiro no Fundo da Gaveta
 Documentos guardados
sem organização podem significar perda de oportunidades valiosas
de negócio, prejuízos com a fiscalização, ocupação
desnecessária de espaço, multiplicação de trabalho
inútil, entre outras complicações. As causas dessa situação
podem ser procuradas no desinteresse, no improviso e no personalismo dos hábitos
empresariais.
Foi trabalhando como bibliotecária para grandes empresas que Waida
Maria Penteado Coimbra resolveu criar uma empresa especializada em resolver
esse tipo de problema. Sua Linear Assessoria de Documentação
- tel.: (011) 263-0569 - procura, basicamente, implantar um processo de
agilização e eficácia na busca das informações.
Isso significa convencer os empresários a contratar esse serviço,
treinar funcionários, colocar especialistas dentro da empresa-cliente,
eliminar a duplicidade dos documentos, sistematizar os arquivos, entre outras
providências.
O importante é garantir, ao mesmo tempo, a segurança e a transparência
da documentação com o auxílio de instrumentos como a informática.
Sigilo e praticidade formam um paradoxo que precisa de gente especializada para
ser solucionado, como conta Waida, no depoimento a seguir.
UM SISTEMA PARA CADA CLIENTE
"Trabalhei em grandes empresas, como a Manah, na parte de organização
de arquivos e bibliotecas. Com o tempo, fui adquirindo experiência em
projetos nesse setor, utilizando a informatização. Quando entrei
para uma empresa de consultoria, tive a idéia de abrir a Linear, que
presta serviço para as outras empresas, pois existe muita dificuldade
em se encontrarem documentos, que ficam dispersos nas corporações.
Vamos até o cliente, fazemos um levantamento e propomos um projeto. Fazemos
uma tabela de temporalidade, que prevê o tempo que o documento deve ser
guardado - alguns são para sempre -, e, em cima desses dados,
fazemos uma seleção.
Como existe muita duplicidade de papéis através de xerox, normalmente
metade dos documentos são eliminados. Isso significa economia de um insumo
caro hoje em dia, que é o espaço. Já desenvolvemos esse
trabalho para clientes importantes, como o Bradesco, na Cidade de Deus, a Fundacentro,
a Dow Química e a CMTC. Usam-se um método e um sistema de informatização
e organização para cada cliente.
Trabalhamos, normalmente, com o programa Access, em ambiente Windows, para elaborar
o banco de dados. Mas não atendemos apenas grandes clientes. Podemos,
também, sistematizar a documentação de maneira manual,
dependendo das necessidades e do tamanho da empresa."
RESGATE DO ARQUIVO INATIVO - "Em cima do projeto
elaborado, coloco pessoas contratadas pela Linear para trabalhar na empresa
do cliente. Lá, elas vão executar o serviço e repassar
o método para os funcionários. Sempre insistimos em que a empresa
tenha algum responsável pela documentação, pois, se isso
não ocorrer, a desorganização volta a se estabelecer, com
o tempo. Não tivemos, ainda, nenhum exemplo de ter que voltar para fazer
o mesmo serviço de novo, pois sempre nos atendem nesse pedido, mas isso
pode ocorrer, se a própria empresa não assumir o controle do novo
processo. Por isso, a transparência é fundamental.
Nós trabalhamos com programadores, analistas de sistemas, bibliotecários,
arquivistas especializados, todos sob a minha supervisão. A tarefa principal
é cuidar do chamado arquivo morto, que é composto por todo o tipo
de documento. A área contábil é a maior geradora de documentos,
pois, lá, existem papéis que, por exemplo, são prova de
aposentadoria. Eles precisam ficar muito tempo lá. Mas existe, também,
o problema da fiscalização: se um fiscal pedir determinado documento
e ele não estiver à mão, a empresa vai pagar uma multa
muito grande. A mesma coisa ocorre quando há uma audiência trabalhista.
Se os papéis necessários não forem encontrados, perde-se
a audiência, o que também causa prejuízo. O empresário
acaba sempre perdendo dinheiro, quando a documentação dele não
está organizada."
INSTRUMENTO DE QUALIDADE
"É importante recuperar a papelada, sempre que for necessário,
organizando centros de documentação. No Bradesco, fizemos um programa
em que o usuário localiza a informação on-line, no próprio
micro. O computador fica sendo, assim, um espelho do arquivo, evitando que as
pessoas se desloquem inutilmente pela empresa.
Cuidamos do fluxo e da guarda da documentação. Fazemos um sistema
de empréstimos, em que a pessoa que está com o documento fica
cadastrada no micro. Para que tudo dê certo, elaboramos manuais de procedimentos,
orientando sobre guardar, recuperar e emprestar documentos. E implantamos uma
organização numérica para favorecer o sigilo do arquivo.
Nosso trabalho tem sido aproveitado para quem precisa conseguir a certificação
ISO-9000, já que uma empresa de qualidade precisa ter seus arquivos organizados.
O SEBRAE/SP tem-nos ajudado a gerenciar a empresa e a desenvolver nosso marketing,
pois precisamos convencer os empresários da necessidade do nosso trabalho."
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