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Arquivo Vivo
 Ter o comando do negócio nas mãos não significa apenas controlar as atividades executadas pelos funcionários. É preciso também criar um procedimento interno para a organização de todas as informações que fazem parte do dia-a-dia e da memória empresariais. Nem sempre a sofisticação dos processos de automação de arquivos dá conta do recado, pois nada substitui o cérebro humano na hora de colocar cada coisa em seu devido lugar. Muitas vezes, gastos desnecessários são feitos nesse sentido, sem o retorno esperado pelos dirigentes. Para Suely Dias dos Santos, diretora da Técnica - Sistemas de Racionalização de Arquivos - Tel.: (11) 3825-2721 - e-mail: [email protected], o problema é cultural e requer treinamento dos recursos humanos. Em depoimento exclusivo, ela fala do serviço pioneiro da sua empresa na organização e na terceirização de arquivos.
CERTIFICAÇÃO
"A Técnica foi fundada em 1987 com o objetivo de ajudar as empresas a organizar a documentação. À medida que fomos avançando no contato com as organizações, ficamos surpresos com a grande dificuldade delas em relação aos seus processos de trabalho, porque os arquivos são resultados deles e processos equivocados acabam gerando arquivos errados. Por isso, tivemos que criar toda uma metodologia relativa ao treinamento e às palestras nessa área. Hoje, a certificação de qualidade ISO transformou-se numa questão básica para qualquer empresa, sendo que todo o processo está baseado na documentação. Muitas empresas preocupam-se apenas com o produto e em obter o certificado, mas esquecem-se do arquivo geral que costuma estar totalmente desorganizado, de ponta cabeça mesmo, ou seja, não houve um envolvimento efetivo da organização com o conceito de qualidade."
INFORMATIZAÇÃO
"A informática trouxe muita agilidade ao processo de arquivamento, mas, na maioria das vezes, esses procedimentos não resolvem o problema da organização das informações e o arquivo continua à margem da empresa, cheio de problemas, e ninguém quer mexer nele, a não ser quando há uma emergência. Existe a fantasia de que a informatização vai eliminar o papel, e não é verdade, pois ocorre um problema estrutural de fiscalização, uma vez que não existe a unidade dos procedimentos fiscais. Nós temos um processo de qualidade para os documentos no qual adotamos a informática, mas com responsabilidade. Ela não é a solução, e sim apenas um recurso, já que a base do processo tem que ser educacional, ou seja, os indivíduos precisam ser formados para poder gerenciar corretamente o documento e a informação, conscientes de que fazem parte de um grupo de trabalho. Se não houver essa cultura de que o arquivo é a memória da empresa e de que precisa haver critérios comuns na forma de arquivar os dados, não adianta investir em instrumentos sofisticados."
MIOPIA ESTRATÉGICA
"As pessoas costumam esquecer-se do arquivo e não vêem o custo e o resultado disso para o processo de trabalho em qualquer nível de empresa, independentemente do tamanho ou do segmento do mercado. Principalmente no Brasil, há casos de extrema irresponsabilidade ética e social, em especial com relação à contratação e à demissão de recursos humanos. Quando um funcionário precisa do seu prontuário, ninguém consegue encontrar, e esses são dados que uma empresa tem obrigação de manter em ordem, além de toda a documentação referente ao desenvolvimento de produtos, uma vez que existe um código de defesa do consumidor atuante. Assim, fica difícil provar que houve controle de qualidade por meio do processo de rastreabilidade dos produtos se as informações não estiverem bem organizadas. Os problemas com a documentação geram a falta de identidade de uma empresa, que acaba ficando nas mãos dos funcionários, escapando do controle do próprio dono. Cada um faz do seu jeito e tudo se modifica a todo instante, originando um caos total com a entrada e a saída das pessoas das suas funções. Daí vem a perda de negócios, pois torna-se complicado para o empresário tomar decisões estratégicas sem as informações necessárias, bem como conflitos com a fiscalização."
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